מציאת משרד לעסק אינה משימה פשוטה או קלה. יש הרבה מאד חומר למחשבה שצריך לקחת בחשבון ואי אילו נתונים שצריכים להשפיע על בחירת המשרד המתאים ביותר, זה שיהיה נוח מבחינה עסקית לקיים בו את הפעילות וכמובן יענה על כל הצרכים. למרות שנדמה מהצד שכל המשרדים דומים או בעלי מאפיינים משותפים – מאחורי הקלעים מתבצעת עבודה לא פשוטה של התאמה לצרכים ודרישות ייחודיים ואישיים של כל משרד וכל עסק בפני עצמו. נתונים רבים שיהיו שונים בין עסק לעסק ישפיעו על בחירת המשרד וכמו בתחומים נושאים רבים אחרים – גם מציאת משרד חייב להתבסס על התאמה אישית מושלמת לאופי העסק ולסגנון הפעילות שלו. אז אילו טיפים יכולים לעזור בבחירת המשרד המושלם?
טיפים ונקודות למחשבה בעת חיפוש משרד
סביבת המשרד – ישנם אזורים שמתאימים יותר לעסקים בעלי אופי יצרני ואחרים שפונים לקהל יעד של בעלי משרדים מעולם ההיי טק או מקצועות שנחשבים ליוקרתיים יותר. השלב הראשון חייב להיות זה שבו מגדירים לאיזה אזור צריך המשרד להיות שייך.
מיקום גאוגרפי – בכל עיר או אזור תעשייה יש את האזורים שנחשבים למבוקשים יותר (והמחיר בהם יהיה גבוה יותר בשל כך) ויש אזורים פחות נחשבים ומבוקשים ששכירות או קנייה של משרד בהם תהיה זולה יותר, יחסית.
שירותים נלווים והיקפיים – אין שום משרד שעומד בפני עצמו וכולל אך ורק את חלל העבודה אלא יש הרבה מאד מסביב – גישה נוחה, חנייה לעובדים וללקוחות, שירותים בקרבת מקום, עמדת קבלה נפרדת או חדר המתנה.
משרד עצמאי או כחלק מבניין משרדים – ישנם תכונות ומאפיינים לכל אחת מאפשרויות אלה. למשל, מנהל של משרד עצמאי צריך לדאוג לשירותי ניקיון או תחזוקה בעוד כחלק בשכירת חללים בבניין משרדים התשלום החודשי יכלול קבלת שירותים אלה דרך החברה שמנהלת את הבניין כולו.
גודל החלל – זהו אחד הנתונים החשובים ביותר. צריך לבחון ואפילו לרשום במדויק כמה עובדים אמורים להגיע למשרד, האם מספיקות להן עמדות עבודה בחלל משותף או שמא הם (או חלק מהם) זקוקים למשרד פרטי, האם דרוש חדר ישיבות, כמה חדרי מנהלים יהיו נחוצים, האם דרושים חללים נוספים כמו מחסן, חדר תקשורת ועוד.
חלוקה פנימית – היכן ממוקם המטבחון? האם חדרי המנהלים נמצאים בסמוך לעמדות העבודה של העובדים הזוטרים? האם השירותים ממוקמים בתוך המשרד או שהם משותפים לדיירי הקומה כולה? כל אלה שאלות שצריכות לקבל מענה ויעזרו לקבל את ההחלטה הנכונה.
אפשרות לעיצוב מותאם – ישנם בנייני משרדים שבהם כל המשרדים ובתי העסק ששוכרים חללים נראים בדיוק אותו הדבר ואין אפשרות לעיצוב אישי של המקום לפי הצו העסקי של בית העסק. חשוב לברר את הנקודה הזאת מבעוד מועד ולקחת אותה בחשבון במידה ויש רצון או נכונות להוסיף את העיצוב האישי.
בחירה נכונה של משרד
לבחירה הנכונה והמתאימה ביותר של המשרד יש חשיבות גבוהה והשפעה יומיומית על אופן העבודה של העובדים, על התפוקה שלהם ועל התוצאות שהם יביאו לקידום העסק. כמו נושאים אחרים שחייבים להיות מותאמים אישית ולא מועתקים או דומים לעסקים אחרים – כך גם בחירת המשרד צריכה להתבצע בכובד ראש ומחשבה על העובדים, על השירותים, על המנהלים ועל המסרים העסקיים והשיווקיים שחשוב יהיה לבעלי התפקידים הבכירים להעביר ללקוחות שלהם. כאשר לוקחים את הזמן ועושים את מה שצריך לפי הסדר – אט אט נפסלות האפשרויות הפחות רלוונטיות ולבסוף ייבחר המשרד שהכי יתאים לצרכים והדרישות.